Em tempos em que o papel está se tornando cada vez mais dispensável, a assinatura eletrônica vem se tornando um recurso muito utilizado por empresas e também por pessoas físicas. Estima-se que ela permite 80% de redução média no tempo de resposta em relação à assinatura manual, 80% de redução média de erros e 85% de melhoria de produtividade, segundo dados da empresa de pesquisas norte-americana Forrester Research.
A assinatura eletrônica é considerada um método juridicamente vinculativo para obter uma declaração de consentimento ou aprovação para um documento ou contrato e pode substituir – como de fato vem substituindo – as assinaturas manuais em quase todas as transações. Entretanto, para ter validade jurídica, a assinatura eletrônica precisa estar de acordo com a legislação e a jurisprudência brasileira.
Para que isso ocorra, existem três tipos de assinatura eletrônica previstos pela legislação. A primeira delas é a simples, que permite identificar o seu signatário, anexar e associar dados em formato eletrônico.
Já a assinatura eletrônica avançada pode usar certificados não emitidos pela ICP-Brasil, mas vale lembrar que isso não implica automaticamente que tais assinaturas serão reconhecidas com a mesma força legal que uma assinatura digital (aquela que utiliza certificados emitidos pela ICP-Brasil). Assinaturas que utilizam certificados da ICP-Brasil são consideradas assinaturas digitais e têm garantia de aceitação legal para todos os tipos de documentos, conforme a legislação brasileira.
E a terceira é a qualificada, que utiliza certificado digital. Neste último caso, ela pode ser utilizada em vários tipos de transação entre entes públicos e, inclusive, é obrigatória para a transferência e o registro de imóveis e nos atos de chefes de poderes.
As assinaturas eletrônicas também seguem padrões utilizados no Brasil e no mundo. O primeiro deles é o CMS Advanced Electronic Signature (que em português significa Assinatura Eletrônica Avançada). Trata-se de um padrão adotado pela ICP-Brasil nas suas assinaturas da maior parte dos documentos digitais, especialmente, arquivos em PDF.
Já o PDF, muito utilizado por várias pessoas ao redor do mundo, é um conjunto de extensões dos próprios arquivos em PDF e a ISO 3200-1, tornando o documento adequado para receber a assinatura eletrônica avançada que descrevemos neste artigo. E o XML Advanced Electronic Signature (XadES) é um tipo de marcação que se tornou popular por abranger as informações contidas nas Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), garantindo, ainda, a sua assinatura digital.
Mas, afinal, por que uma empresa deveria adotar de vez as assinaturas eletrônicas?
Primeiro, pela agilidade que elas conferem aos negócios. A assinatura eletrônica fornece um serviço rápido ao usuário, uma vez que permite assinar documentos em segundos e também enviar o documento assinado para outra parte. Basta adicionar a identificação de e-mail de outro assinante e ele poderá assinar os documentos sem nenhum obstáculo. Além disso, a verificação de assinatura é um processo simples e prontamente facilitado pela tecnologia.
Ainda, as ferramentas de assinatura eletrônica ajudam a proteger seus documentos particulares e legais, garantindo que ninguém copie ou fraude uma assinatura. Inclusive, as ferramentas (como o Adobe) exibem alertas em tela quando qualquer pessoa abre um documento que teve sua integridade violada, como, por exemplo, com modificações após a assinatura.
A eficiência na gestão de contratos também é um ponto importante a ser considerado, já que existem plataformas que permitem criar, negociar e gerenciar contratos além da coleta de assinatura. Esses softwares criam um fluxo para reduzir o tempo gasto em todas as operações relacionadas ao contrato durante todo o ciclo de vida destes documentos. Uma solução completa de gerenciamento de contratos, por exemplo, ajuda as equipes de RH a otimizar seus processos internos ao contratar um novo funcionário e assinar toda a sua documentação relacionada a integração, benefícios, entre outros formulários.
Por último, a redução de custos: a documentação acumula despesas – na compra, impressão, cópia, digitalização, entrega e armazenamento de papel. Portanto, a economia ao digitalizar esse processo pode ser bastante expressiva. Vale ressaltar que uma pesquisa realizada pelo Ombud nos Estados Unidos, entre empresas que adotaram assinaturas eletrônicas integradas a um processo eficiente de fluxo de trabalho, mostrou que a economia média por documento é de US＄ 20.
O uso de assinatura eletrônica é a melhor forma de manter a continuidade dos negócios. Por isso, é uma tendência que deve se consolidar rapidamente nos próximos anos.
